+90 (212) 282 28 80 [email protected]

Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası


6698 SAYILI KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU (“KVKK”) UYARINCA KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI HAKKINDA

                        KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI  

1. AMAÇ

Türkiye’de kurulu Genmar Sanayi Ürünleri Pazarlama Anonim Şirketi (“Şirket”) 29677 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nu (“KVKK”) yürürlüğe girdiği 7 Nisan 2016 tarihinden itibaren olan mevzuat hükümlerine uyum sağlanması için çalışmaktadır.

KVKK’nın dayanağı olduğu Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) 28 Ekim 2017 tarihinde yayınlanmıştır ve yürürlük tarihi 1 Ocak 2018 olarak belirlenmiştir.

İşbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasının (“Politika”) hazırlanma amacı, Şirket tarafından tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin KVKK ve Yönetmelik’e uygun olarak silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin politikanın belirlenmesidir.    

2. KAPSAM 

Bu Politika, Şirketimizin iş süreçleri esnasında temas edilen tüm çalışanlar, çalışan adayları, şirket yetkilileri, iş ortakları/çalışanları, tedarikçiler/çalışanları, müşteriler/çalışanları, ziyaretçiler iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve bunlarla sınırlı olmamak üzere tüm üçüncü kişilere ait her türlü kişisel veriyi kapsamaktadır.

3. TANIMLAR

 

KISALTMA

AÇIKLAMA

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle   açıklanan rıza

Alıcı Grubu

Veri Sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisini,

Elektronik Ortam

 

 

Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamları,

Elektronik Olmayan

Ortam

 

Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamları

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişileri

Kişisel Veri İşleme

Envanteri/ Envanter

 

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

KVKK

7 Nisan 2016 tarihli ve 29677 sayılı Resmî Gazete ’de yayımlanan 6698 sayılı

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

 

Veri İşleyen

 

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişi.

 

Veri Sahibi/İlgili

Kişi

 

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

 

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi.

 

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

 

İmha

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

 

Kayıt Ortamı

 

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

 

 

 

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

 

Özel Nitelikli Kişisel

Veri

 

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

 

 

Kişisel Verilerin

İşlenmesi

 

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

 

Kişisel Verilerin

Anonim Hale

Getirilmesi

 

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.

 

Kişisel Verilerin

Silinmesi

 

Kişisel verilerin silinmesi; kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi.

 

Kişisel Verilerin Yok

Edilmesi

 

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemi.

 

Periyodik İmha

 

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

 

Yönetmelik

 

28 Ekim 2017 tarihli 30224 sayılı Resmî Gazete ‘de yayımlanan ve 1 Ocak 2018 tarihi itibariyle yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

Şirket

Genmar Sanayi Ürünleri Pazarlama Anonim Şirketi

KVK Kurulu/ Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

KVK Kurumu / Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Anlamına gelmektedir. Burada yer verilmeyen yahut anlamında ihtilafa düşülen tanımlara ilişkin olarak Kanun madde 3’te yer alan tanımlar geçerli olacaktır.

 

4.KAYIT ORTAMI

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 

ELEKTRONİK ORTAMLAR

ELEKTRONİK OLMAYAN ORTAMLAR

  • E-Posta
  • Bilgisayar
  • Server
  • Bilgisayar Ofis Yazılımları (Word, excel, power point )
  • Mobil cihazlar (telefon vb.)
  • Optik diskler (CD, DVD vb.)
  • Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)
  • Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi

 

  • Dolap
  • Kilitli Dolap
  • Yazılı ortam (özlük dosyası, başvuru formu, basılı kâğıt, katalog)

 

 

 

5. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI

Kişisel veriler, Şirket tarafından aşağıda Tablo 1’de listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

Tablo 2: Saklama ve İmha Süreçleri Görev Dağılımı

 

UNVAN

 

 

BİRİM

 

GÖREV

 

 

 

Genel Müdür

 

 

Genel Müdürlük

 

 

Çalışanların Politikaya uygun hareket etmesinden sorumludur.

 

 

 

İnsan Kaynakları Müdürü

 

 

İnsan Kaynakları Departmanı

 

Politikanın hazırlanması, geliştirilmesi, yürütülmesi, ilgili ortamlarda yayınlanması ve güncellenmesinden, Kurum ile gerekli yazışmaların gerçekleştirilmesinden, kişisel veri işleme envanterinin güncellenmesinden, VERBİS kaydının güncellenmesinden sorumludur.

 

 

Bilgi İşlem Uzmanı

 

 

-

 

Politikanın uygulanmasında ihtiyaç duyulan teknik çözümlerin sunulmasından sorumludur.

 

 

6. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASINI VE İMHASINI GEREKTİREN HUKUKİ, TEKNİK VE DİĞER SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirketimiz, kişisel veri işleme faaliyetlerinde aşağıdaki ilkeleri esas almaktadır:

  • Hukuka ve dürüstlük kuralına uygun olunması,
  • Kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını sağlama,
  • Belirli, açık ve meşru amaçlarla işleme,
  • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, ve
  • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme.

Şirketimiz, kişisel verileri, yukarıda bahsi geçen ilkelerle ve kanunun ilgili maddelerinde yer alan kişisel veri işleme şartlarıyla uyumlu şekilde, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarına uygun süre kadar saklayıp işlemekte, söz konusu şartların tamamının ortadan kalkması halinde re ‘sen veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine ancak her halükârda işleme amacı ortadan kalmışsa imha etmektedir.

6.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Nedenler

Şirket’in, faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

  • 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
  • 6012 sayılı Türk Ticaret Kanunu
  • 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
  • 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
  • 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
  • 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
  • 4857 sayılı İş Kanunu,  
  • 2547 sayılı Yükseköğretim Kanunu,
  • 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
  • 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
  • 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
  • İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
  • Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

6.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

  1. Kişisel verilerin sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması nedeniyle saklanması,
  2. İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,
  3. İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü amacıyla saklanması,
  4. Kişisel verilerin bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla saklanması,
  5. Kişisel verilerin Şirket’in herhangi bir hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi amacıyla saklanması,
  6. Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi,
  7. Kurumsal iletişimi sağlamak.
  8. Şirket’in güvenliğini sağlamak

6.3. İmhayı Gerektiren Hukuki Sebepler

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel veriler, Şirket tarafından re ’sen yahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

  1. Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
  2. Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,
  3. KVKK’nın 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması.
  4. Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,
  5. İlgili Kişi’nin, KVKK’nın 11. maddesinin 2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Veri Sorumlusu Şirket tarafından kabul edilmesi,
  6. Veri Sorumlusu Şirket tarafından, İlgili Kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya KVKK’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
  7. Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması.

7. KİŞİSEL VERİLERE İLİŞKİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Şirket; kişisel verilerin işlenmesinde dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu kapsamda, KVKK ve ilgili mevzuat ile getirilen kurallara uygun olarak işlemekte ve İlgili Kişi’ye duyurulan amaçlar dışındaki amaçlarla kişisel veri işlememektedir. Bu uygunluğu temin etmek amacıyla teknolojik olanaklar ve maliyet durumlarına bakılarak gerekli teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

7.1. Teknik Tedbirler

  • Sızma (Penetrasyon) testleri ile Genmar bilişim sistemlerine yönelik risk, tehdit, zafiyet ve varsa açıklıklar ortaya çıkarılarak gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.
  • Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.
  • Genmar’ın bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.
  • Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.
  • Genmar içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.
  • Kişisel verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.
  • Genmar, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Genmar tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
  • Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.
  • Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.
  • Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.
  • Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği elektronik ortamlar kriptografik yöntemler kullanılarak muhafaza edilmekte, kriptografik anahtarlar güvenli ortamlarda tutulmakta, tüm işlem kayıtları loglanmakta, ortamların güvenlik güncellemeleri sürekli takip edilmekte, gerekli güvenlik testleri düzenli olarak yapılmakta ve test sonuçları kayıt altına alınmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.
  • Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.
  • Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.
  • Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.
  • Özel nitelikli kişisel veriler e-posta yoluyla aktarılması gerekiyorsa şifreli olarak kurumsal e-posta adresiyle veya KEP hesabı kullanılarak aktarılmaktadır. Taşınabilir bellek, CD, DVD gibi ortamlar yoluyla aktarılması gerekiyorsa kriptografik yöntemlerle şifrelenmekte ve kriptografik anahtar farklı ortamda tutulmaktadır. Farklı fiziksel ortamlardaki sunucular arasında aktarma gerçekleştiriliyorsa, sunucular arasında VPN kurularak veya sFTP yöntemiyle veri aktarımı gerçekleştirilmektedir. Kağıt ortamı yoluyla aktarımı gerekiyorsa evrakın çalınması, kaybolması ya da yetkisiz kişiler tarafından görülmesi gibi risklere karşı gerekli önlemler alınmakta ve evrak “gizli” formatta gönderilmektedir.
  • Şirket, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.
  • Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.
  • Özel nitelikli kişisel verilerin güvenliğine yönelik ayrı politika belirlenmiştir.

7.2. İdari Tedbirler

  • Kişisel veri içeren fiziksel ortamlara giriş çıkışlarla ilgili gerekli güvenlik önemleri alınmaktadır.
  • Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.
  • Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
  • İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
  • Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlenmeleri mevcuttur.
  • Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
  • Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.
  • Gizlilik taahhütnameleri imzalanmaktadır.
  • Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
  • Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
  • Şirket’in faaliyetlerinin planlanması ve icrası süreçlerinde ilgili kişiler aydınlatılmakta, gerektiğinde açık rıza beyanları alınmaktadır.
  • Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.
  • VERBİS’e bildirim yapılmıştır.

 

8. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA USULLERİ

Şirket kişisel verileri ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. İlgili mevzuatlarda öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirket tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuatlara uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ile ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır.

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler

Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler

Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

 

8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir.

Veri Kayıt Ortamı

Açıklama

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler

Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler

Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

 

8.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir

9. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Kişisel verilerin saklanma süresi belirlenirken yasal düzenlemelerin getirdiği yükümlülükler göz önüne alınmaktadır. Yasal düzenlemeler haricinde, kişisel verilerin işlenme amaçları dikkate alınarak saklama süresi belirlenmektedir. Veri işleme amacının ortadan kalkması halinde, verilerin tutulmasına olanak sağlayan başka bir hukuki sebep veya dayanak bulunmadığı sürece veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilmektedir.

Süreç

Saklama Süresi

İmha Süresi

Sözleşmelerin hazırlanması

Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İnsan Kaynakları ve Muhasebe Süreçlerinin Yürütülmesi

Faaliyetin sona ermesini takiben 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Bordrolama

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Personel ile ilgili mahkeme/icra bilgi taleplerinin cevaplanması

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı kapsamında toplanan veriler (sağlık raporları vs.)

İş ilişkisinin sona ermesine müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Şirket ortakları ve yönetim kurulu üyelerine ait bilgiler

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Personel Finansman Süreçleri

İş ilişkisinin sona ermesini müteakip 10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Log Kayıt Takip Sistemleri

10 yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Ziyaretçi ve Toplantı Katılımcılarının Kaydı

Etkinliğin sona ermesini takiben 2 Yıl

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

Kamera Kayıtları

6 ay

Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

 

10. PERİYODİK İMHA SÜRESİ

Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirket, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Şirket her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

11. POLİTİKA’NIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da …([AA1] ............) dosyasında saklanır.

12.POLİTİKA’NIN GÜNCELLENME PERİYODU

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

13.POLİTİKANIN YÜRÜRLÜĞÜ VE YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI

Politika, Şirket Verbis Sistemine kaydolduğunda yürürlüğe girer. Politika metni ve içeriğinde değişiklik olması durumunda, eski nüsha 5 yıl saklanmak üzere arşive kaldırılarak güncel metin dosyasına konulur. Elektronik ortamda bulunan eski metinler tamamen yok edilir, gerekiyorsa yerine yeni politika konulur.

 


 [AA1]Şirket içerisinde saklayacak yetkili kişinin adı yazılacak.

Size daha iyi bir hizmet verebilmek için sitemizde çerezlere yer veriyoruz. Sitemizi kullandığınız sürece Gizlilik ve çerez politikamızı kabul etmektesiniz. Çerez Politikamız ve Aydınlatma metnimize ulaşmak için tıklayınız Kabul ediyorum